Kỹ năng giao tiếp là gì? sao cho khéo, chuyên nghiệp?

08/05/2020 17:30
Sự tương tác tốt sẽ giúp tạo lập mối quan hệ tốt đẹp giữa bạn với mọi người xung quanh nên kỹ năng giao tiếp luôn được các nhà tuyển dụng chú trọng khi tìm kiếm ứng viên. Do đó kỹ năng giao tiếp tốt sẽ là một phần giúp bạn tìm kiếm việc làm được dễ dàng hơn. Vậy kỹ năng giao tiếp tốt được thể hiện ở những khía cạnh nào? Các nhân tố nào ảnh hưởng đến khả năng giao tiếp và cách khắc phục, hoàn thiện kỹ năng này ra sao?


MỤC LỤC:
1. Kỹ năng giao tiếp là gì?
2. Giao tiếp sao cho khéo, chuyên nghiệp
3. Các yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp
4. Các lỗi cần tránh trong giao tiếp
5. Giao tiếp hiệu quả cho cuộc phỏng vấn


Kỹ năng giao tiếp là một trong những kỹ năng mềm cực kỳ quan trọng trong thế kỷ 21. Đó là những quy tắc, nghệ thuật, cách ứng xử, đối đáp được đúc rút qua kinh nghiệm thực tế hàng ngày giúp mọi người giao tiếp hiệu quả thuyết phục hơn. Kỹ năng giao tiếp là mắt xích quan trọng trong các kỹ năng chúng ta cần học hỏi và hoàn thiện để đạt hiệu quả tương tác với các đối tác khác nhau, thúc đẩy kỹ năng làm việc nhóm – kỹ năng mà hầu hết các ngành nghề mà mọi doanh nghiệp đều cần. 

Xem thêm: ​Cách nâng cao kỹ năng giao tiếp ứng xử và tạo lập quan hệ

ky nang giao tiep la gi
Kỹ năng giao tiếp là gì? hỗ trợ cho công việc thế nào? 

Để tìm hiểu chi tiết, bạn đọc cùng tham khảo bài viết dưới đây của GoodCV.vn về kỹ năng giao tiếp là gì, các yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp cũng như làm thế nào để học hỏi và hoàn thiện kỹ năng này nhé.

1. Kỹ năng giao tiếp là gì?

Kỹ năng giao tiếp bao gồm khả năng truyền đạt thông điệp, lắng nghe tích cực, trao đi và nhận lại phản hồi giữa chủ thể giao tiếp (người nói) và đối tượng giao tiếp (người nghe) nhằm đạt được một mục đích giao tiếp nhất định.

Các ý tưởng, cảm nhận và các yếu tố xung quanh đều gây ảnh hưởng đến cách thức và hiệu quả giao tiếp. Bởi vậy, kĩ năng giao tiếp có liên quan đến khả năng nghe –nói, quan sát và cảm thông của cả chủ thể và đối tượng giao tiếp.

Các hình thức giao tiếp là giao tiếp face – to – face (mặt đối mặt) và giao tiếp qua điện thoại, email và mạng xã hội. Các công việc sử dụng kỹ năng giao tiếp nhiều có thể kể đến như phiên dịch, nhân viên chăm sóc khách hàng, nhân viên telesales,... 

2. Giao tiếp sao cho khéo, chuyên nghiệp 

Để giao tiếp tốt, ứng xử khéo léo trong cuộc sống cũng như công việc và xã hội chúng ta cần lưu ý những điểm sau: 

2.1. Rành mạch và dễ hiểu, không ngọng, lắp:

Cách diễn đạt rành mạch và dễ hiểu không chỉ giúp thể hiện sự tự tin mà còn cả sự chuyên nghiệp trong quá trình giao tiếp. Những từ ngữ như “à, ừm” cũng nên được loại bỏ hoàn toàn khỏi câu nói của bạn. Khi trò chuyện với người khác, hãy luôn nói năng dứt khoát, biết ngắt nghỉ đúng chỗ để người khác kịp hiểu ý mình và cũng là để lấy lại năng lượng cho bản thân. Đồng thời, trong mỗi hoàn cảnh khác nhau thì bạn cũng nên sử dụng ngôn từ và giọng nói khác nhau, tốt nhất là làm sao cho mạch lạc và dễ hiểu nhất. Không phải lúc nào bạn cũng nên sử dụng những từ ngữ quá chuyên môn và cần phải cực kỳ cẩn trọng với ngữ pháp, ngay cả khi nói tiếng Việt.

2.2. Tuyệt đối không "thao thao bất tuyệt":

Sự thao thao bất tuyệt của người nói trong quá trình giao tiếp không giúp chứng minh rằng họ là người học cao hiểu rộng. Ngược lại, nó sẽ cho mọi người thấy không được chia sẻ và thậm chí là bị áp đặt. Thực chất của quá trình giao tiếp là để trao đổi thông tin; hai bên cùng chia sẻ những suy nghĩ và mối quan tâm chung. Vì vậy, nếu một bên chỉ thao thao bất tuyệt với những suy nghĩ của mình thì chắc chắn đối phương sẽ cảm thấy chán nản và gần như sẽ không có các cuộc trao đổi sau đó nữa.

2.3. Hiểu nhau, tìm ra điểm chung của nhau:

Như đã nói ở trên, mục đích của mỗi cuộc trò chuyện, giao tiếp là để mọi người cùng thấu hiểu nhau, chia sẻ với nhau những suy nghĩ chung. Sẽ là một điều tuyệt vời nếu như có thể tìm thấy một người bạn đồng hành thực sự hiểu mình và có thể chia sẻ mọi điều trong cuộc sống. Điều này lại một lần nữa khẳng định tầm quan trọng của kỹ năng lắng nghe. Lắng nghe không chỉ để hiểu và để đưa ra lời khuyên mà còn là để thể hiện sự tôn trọng với người đối diện.

2.4. Lắng nghe, tôn trọng ý kiến của người khác:

Hầu hết chúng ta đều nói nhiều hơn là nghe. Điều gì đã khiến cho chúng ta gần như chỉ quan tâm đến những gì mình sắp nói mà bỏ qua gần như hoàn toàn những suy nghĩ của đối phương? Đó có thể là bởi vì chúng ta chưa thực sự biết cách lắng nghe và tôn trọng ý kiến của người khác.
 

Trong quá trình giao tiếp, hãy dừng lại một chút để lắng nghe ý kiến của đối phương, những lời họ nói, giọng điệu và chú ý tới cả ngôn ngữ cơ thể của họ. Khi đối phương nhận thấy rằng bạn đang thực sự lắng nghe họ, họ sẽ cảm thấy tin tưởng và sẽ cởi mở hơn. Họ thậm chí sẽ cảm thấy hạnh phúc hơn nhiều khi bạn đặt ra những câu hỏi. Bạn càng biết cách lắng nghe, người kia càng cởi mở và câu chuyện sẽ càng trở nên thú vị hơn.

2.5. Nói đúng suy nghĩ của mình, kết hợp ngôn ngữ hình thể:

Cách tốt nhất để thể hiện sự khéo léo và chuyên nghiệp trong giao tiếp là trung thực, nói đúng những suy nghĩ của mình. Nếu như bạn đang cảm thấy bực bội, hãy cho người kia biết điều này. Nếu như bạn không muốn tiếp tục nói về một chủ đề nào nữa, bạn cũng nên nói ra điều đó. Tất nhiên là phải bằng một cách khéo léo để không làm cho đối phương phật ý. Nói đúng suy nghĩ của mình xem ra thì dễ nhưng không phải ai cũng có thể làm được.
 

Ngoài ra, khi giao tiếp, bạn cũng không được quên ngôn ngữ cơ thể. Đôi khi, nó còn có ý nghĩa hơn cả trăm ngàn lời bạn nói. Giọng của bạn có cay nghiệt quá hay không? Khuôn mặt bạn có đang thể hiện sự khinh thường với những gì người khác nói? Hay là ánh mắt bạn đang thể hiện sự thích thú với câu chuyện của họ. Ngôn ngữ cơ thể sẽ cho thấy mọi cảm xúc và suy nghĩ của bạn, thậm chí là cả thái độ của bạn đối với người đối diện.

3. Các yếu tố ảnh hưởng đến kỹ năng giao tiếp

Có nhiều loại hình kĩ năng giao tiếp bạn cần lĩnh hội và thực hành để trở thành một người giao tiếp thành thạo. Các kĩ năng này có thể được sử dụng kết hợp trong các hoàn cảnh giao tiếp khác nhau.

3.1. Lắng nghe tích cực

Lắng nghe là kĩ năng cần thiết trong quá trình giao tiếp với người đối diện, đặc biệt đối với đồng nghiệp. Kỹ năng lắng nghe giúp tập trung lắng nghe những câu chuyện đời thường, chia sẻ những khó khăn trong công việc cũng như trong cuộc sống bằng cách phân tích, đóng góp ý tưởng và hỏi thêm thông tin,…sẽ giúp kéo gần khoảng cách và tăng sự thân mật giữa đồng nghiệp, tạo cảm hứng làm việc.

Cũng nên lưu ý rằng để đạt hiệu quả giao tiếp tối ưu, bạn nên gạt bỏ sự tồn tại của điện thoại hay mạng xã hội – các nhân tố làm bạn xao lãng, khiến cuộc trò chuyện trở nên nhàm chán và người nghe cảm thấy không được tôn trọng.

Xem thêm: ​​​​Cách tạo thiện cảm trong giao tiếp để được tin tưởng, quý mến

3.2. Điều chỉnh phong cách nói chuyện với từng người nghe

Tùy thuộc vào các đối tượng giao tiếp, bạn thiết lập phong cách và hình thức giao tiếp cho phù hợp. Ví dụ, khi giao tiếp với sếp, các hình thức giao tiếp trang trọng như gửi email hoặc gọi điện thoại sẽ được ưu tiên. Khi làm việc teamwork, video conference sẽ là kênh giao tiếp hiệu quả hơn một email dày đặc thông tin.

3.3. Sự thân thiện

Sự thân thiện góp phần làm nên hiệu quả giao tiếp (niềm tin và sự thấu hiểu) được đảm bảo trên 2 yếu tố: sự chân thành và lòng tốt.
Trong công việc, bạn có thể bắt đầu cuộc trò chuyện với đồng nghiệp hay sếp bằng những câu hỏi đời thường về quê quán, nơi ở, thời tiết hay tình trạng sức khỏe với thái độ tích cực và luôn giữ nụ cười trên môi kèm theo những lời khen ngợi, chúc mừng trước thành quả của đồng nghiệp, giúp nuôi dưỡng niềm tin với sếp và với đồng nghiệp, thúc đẩy hiệu quả công việc.

3.4. Sự tự tin

Tự tin là yếu tố then chốt cho việc thể hiện một ý tưởng như phát biểu, đóng góp ý kiến tại cuộc họp. Sự tự tin được thể hiện qua tương tác bằng mắt, ngồi thẳng và mở rộng vai khi trao đổi thông tin với trưởng phòng kinh doanh hoặc đồng nghiệp. Bên cạnh đó, sự tự tin sẽ giúp bạn thành công trong việc thuyết phục các nhà tuyển dụng trong cuộc phỏng vấn vào vị trí mà bạn mong ước.

3.5. Trao đi và tiếp nhận phản hồi

Hiệu quả giao tiếp phần lớn được đánh giá bởi chất lượng của các phản hồi. Phản hồi càng sâu sắc và mang tính phản biện thì vấn đề đưa ra càng thu hút và có chiều sâu. Phản hồi nên tập trung giải quyết vấn đề, cung cấp các giải pháp để củng cố thêm tính bền vững và khả thi của các dự án.

3.6. Âm lượng và sự rõ ràng

Chất lượng giao tiếp cũng phụ thuộc vào âm lượng và sự rõ ràng. Khi bạn muốn truyền đạt một thông điệp, bạn cần điều chỉnh âm lượng của giọng nói hoặc của các phương tiện truyền tải thông tin sao cho âm thanh truyền tải đủ nghe và rõ ràng để đảm bảo người nghe không bỏ sót bất kì thông tin quan trọng nào. Âm thanh quá to khiến cho thông tin truyền đi kém hiệu quả và khiến người nghe không cảm thấy được tôn trọng.

3.7. Sự đồng cảm

Cảm xúc là sản phẩm của quá trình truyền tải thông điệp. Bày tỏ sự đồng cảm đúng lúc với đối tượng giao tiếp (người nghe) góp phần duy trì cuộc trò chuyện, giúp chủ thể giao tiếp đạt được mục đích giao tiếp.

Ví dụ, trong trường hợp ứng phó với khách hàng tức giận hoặc phẫn nộ, nhiệm vụ của nhân viên bán hàng (chủ thể giao tiếp) là giúp hạ nhiệt và thay đổi cảm xúc đó theo hướng tích cực bằng cách lắng nghe: “Trước hết, xin được xin lỗi quý khách vì sự bất tiện này”. Khi lắng nghe các ý kiến của khách hàng, nhân viên bán hàng có thể có những gợi ý khi giải đáp các yêu cầu của khách hàng.

3.8. Sự tôn trọng

Song hành với sự đồng cảm, sự tôn trọng được thể hiện trong việc không làm gián đoạn bài phát biểu như tắt điện thoại và chế độ thông báo của các mạng xã hội. Về phía chủ thể giao tiếp, có thể sử dụng các phương tiện hỗ trợ để đảm bảo mọi thành viên đều có thể nghe được bài phát biểu. Bên cạnh đó, việc ăn mặc phù hợp sẽ tạo cảm hứng tập trung cho người nghe, từ đó tăng hiệu quả giao tiếp.

3.9. Hiểu thông điệp của ngôn ngữ kí hiệu

Bên cạnh lời nói thì các ngôn ngữ kí hiệu cũng phát huy tác dụng trong việc truyền đạt thông điệp. Một cái gật đầu hoặc hành động giơ ngón tay cái có thể là tín hiệu nhiệt liệt đồng tình với các quan điểm được đưa ra. Ngược lại, hãy đảm bảo bạn gửi thông điệp phù hợp đối với đối tượng giao tiếp (người nghe) nhé.

3.10. Sẵn sàng phản hồi

Phản hồi một cách nhanh chóng đối với thông điệp của chủ thể giao tiếp cũng chính là một hình thức cổ vũ các ý tưởng tích cực và tạo tương tác giữa người nói và người nghe, giúp cải thiện hiệu quả giao tiếp.

ky nang giao tiep la gi
Người có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ có công việc suôn sẻ hơn 

4. Các lỗi cần tránh trong giao tiếp

  • Bình tĩnh lắng nghe, không nên ngắt lời người khác. Nếu ngắt lời hãy “xin phép” hoặc “xin lỗi” trước đó.
  • Không chê bai, nói xấu người khác, tránh các chủ đề nhạy cảm dân tộc, tôn giáo
  • Không vòng vo, tránh ậm ừ, ngập ngừng
  • Không khoanh tay, xem đồng hồ, ngắm móng tay.
  • Nheo mắt, nhìn chằm chằm, nụ cười không chân thật
  • Gãi đầu, gãi cổ, cử động nhiều không tập trung khi giao tiếp
  • Không khơi gợi những chuyện người khác không muốn nghe, động chạm lòng tự ái
  • Sử dụng chủ ngữ “tôi” hay “chúng ta” phù hợp từng hoàn cảnh
  • Nói sai đề tài, chủ đề mà mọi người đang đề cập đến
  • Nói thì thầm với một số người trong tập thể đông người
  • Nói quá to khi không cần thiết. Tùy chủ đề giao tiếp mà có âm điệu, ngữ điệu phù hợp
  • Không khua tay, múa chân, thể hiện thái độ lo lắng hay vui vẻ quá khi giao tiếp.
  • Hỏi lại những điều chưa hiểu, luôn nhớ tên người đối diện
  • Tạo sự thân mật, cử chỉ đi cùng lời nói và ánh mắt
  • Không nóng nảy, không hấp tấp, không vội vàng

5. Giao tiếp hiệu quả cho cuộc phỏng vấn

Để cuộc phỏng vấn diễn ra suôn sẻ, bạn cần đến sớm trước 10 – 15 phút và ăn mặc phù hợp và chuẩn bị sẵn ngôn ngữ kí hiệu mình có thể sử dụng trong cuộc phỏng vấn. Cùng với đó là đơn xin việc được tạo với những kỹ năng mềm, kinh nghiệm chuyên môn được liệt kê rõ ràng, ấn tượng.

Hãy đảm bảo để điện thoại ở chế độ rung và tắt chế độ thông báo và đừng chú ý vào điện thoại hoặc đồng hồ trong suốt cuộc phỏng vấn vì điều đó được cho là cử chỉ thiếu tôn trọng nhà tuyển dụng. Đặc biệt là bạn nên xác định, phát huy điểm mạnh và hạn chế điểm yếu của mình khi giao tiếp với người đối diện để dễ dàng “hạ gục” nhà tuyển dụng ngay từ những câu trả lời đầu tiên nhé.

Một trong những kỹ năng quan trọng không kém giao tiếp đó là kỹ năng thuyết trình. Để cấp trên có thể hiểu được ý tưởng và kế hoạch mà bạn đề ra thì đòi hỏi bạn cần có khả năng thuyết trình tốt từ giọng nói, ngữ điệu, ngôn ngữ cơ thể,... Bởi dù ý tưởng của bạn có mới mẻ, hay, có tính khả thi nhưng bạn không làm cho người khác hiểu thì mọi công sức của bạn sẽ không được hưởng ứng và triển khai.

Cùng với kỹ năng thuyết trình và giao tiếp thì kỹ năng đàm phán cũng được nhà tuyển dụng đề cao. Nếu bạn có đầy đủ các kỹ năng mềm thiết yếu mà công ty, doanh nghiệp đó cần thì việc trúng tuyển và đảm nhận vị trí công việc mong muốn là điều không xa.




Bình luận

  • Hỗ trợ nhà tuyển dụng:
  • 0962.107.888