​Kỹ năng tổ chức công việc

07/05/2020 22:17
Trong một tập thể cũng như nhóm làm việc, trưởng nhóm hay người quản lý cần có kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả. Điều này đặc biệt quan trọng bởi nếu không biết cách giao việc hợp lý, số lượng công việc cần thực hiện có thể sẽ bị trì trệ hoặc không cân đối giữa các nhân viên với nhau. Vậy làm thế nào để có kỹ năng phân công công việc tốt?

Tổ chức công việc hay phân công công việc là kỹ năng mà những nhà quản lý cần có khi làm việc ở một công ty đông nhân viên cùng với kỹ năng quản lý dự án. Vậy kỹ năng phân công công việc hiệu quả là gì, bạn đọc tham khảo ngay bài viết của chuyên trang tuyển dụng https://goodcv.vn nhé! ky nang phan cong cong viec hieu qua
​Kỹ năng phân công công việc hiệu quả hỗ trợ tốt cho quá trình làm việc 

1. Tổ chức công việc là gì?

Phân công công việc là một trong những nhiệm vụ thiết yếu của quản lý. Số lượng nhân viên thì nhiều nên quản lý cần biết giao việc, giám sát và đánh giá nhân viên một cách hiệu quả. Nghiên cứu cho thấy sự minh bạch trong vai trò và trách nhiệm sẽ có ảnh hưởng đến sự hài lòng, gắn kết và hiệu suất làm việc của nhân viên trong các công ty. Ngoài ra, sự phân chia công việc rõ ràng sẽ khiến cho nhân viên không bị mất động lực làm việc cũng như tâm lý căng thẳng.

Để phân công công việc hiệu quả, trước tiên, người lãnh đạo cần xác định rõ vai trò và trách nhiệm đối với các nhiệm vụ. Tiếp đó, người lãnh đạo cũng cần cho nhân viên biết họ nên thực hiện những nhiệm vụ nào cũng như cách thực hiện những nhiệm vụ này. Hơn nữa, nhà lãnh đạo cũng nên nói mình mong muốn như thế nào khi nhân viên làm việc, kết quả cuối cùng ra sao. Điều này không chỉ giúp nhân viên tự tin mà còn thấu hiểu những gì họ cần làm cho công việc.

2. Bí quyết cải thiện kỹ năng phân công công việc

2.1. Giúp các nhân viên thấu hiểu lẫn nhau

Khi nhân viên làm việc cùng nhau, dù là ở trong một nhóm hay đơn giản là trong một phòng ban thì ai cũng cần biết các kỹ năng mềm nào, kinh nghiệm nào là cần thiết và ai có thể giúp đỡ mình hoàn thành nhiệm vụ. Khi mà các thành viên có sự hiểu biết về điểm mạnh, điểm yếu và sở thích của các thành viên khác trong nhóm thì thường sẽ dễ hiểu được vai trò, trách nhiệm của từng người và cả nhóm. Vì vậy, quản lý cũng sẽ dễ dàng giao việc nếu mọi hiểu họ phù hợp với nhiệm vụ nào và họ cần làm nội dung gì.

2.2. Tạo mối quan hệ và hỗ trợ nhân viên

Một yếu tố quan trọng trong việc giao việc cho nhân viên là người lãnh đạo cần có mối quan hệ tốt với nhân viên của mình. Nhân viên cảm thấy tin tưởng lãnh đạo của mình thì sẽ sẵn sàng hỏi những câu hỏi liên quan đến công việc để hiểu rõ mình cần làm gì. Bên cạnh sự tin tưởng, tạo dựng mối quan hệ tốt khiến cho mọi người quý mến nhau hơn. Quản lý có mối quan hệ tốt với nhân viên thì sẽ dễ nói chuyện về công việc hơn.

2.3. Sử dụng các kỹ năng lãnh đạo khác

Nhà lãnh đạo cần có kỹ năng giao tiếp tốt để nhân viên hiểu được việc họ cần làm là gì. Trong trường hợp này, hãy nói thật bình tĩnh và rõ ràng, truyền đạt thông tin chính xác và sẵn sàng lắng nghe nhân viên. Hơn nữa, kỹ năng tạo động lực làm việc cho nhân viên cũng rất quan trọng khi phân bổ công việc nên hãy chú ý đến sở thích và nguyện vọng của nhân viên. Đối với những nhân viên kinh doanh, nhân viên kỹ thuật,...  đảm nhận các nhiệm vụ khó khăn thì tính thuyết phục của những người lãnh đạo lại rất quan trọng.

3. Cách để nâng cao kỹ năng phân công công việc

Các bước sau đây có thể giúp kỹ năng phân công công việc của bạn trở nên tốt hơn:

3.1. Nói chuyện trực tiếp

Một trong những cách tốt nhất để đảm bảo nhân viên của bạn hiểu vai trò của họ là nói chuyện trực tiếp với họ. Hãy nói những gì bạn cần từ họ một các rõ ràng chứ đừng hy vọng rằng nhân viên sẽ đọc được suy nghĩ của bạn. Ngoài ra, điều quan trọng là phải bao quát trách nhiệm của nhân viên từ những gì họ muốn làm cho đến những gì họ không muốn. Hơn nữa, hãy để nhân viên đặt câu hỏi cả trong lúc bạn giao việc và lúc họ tiến hành công việc.

ky nang phan cong cong viec hieu qua
Những kỹ năng phân công công việc hiệu quả giúp đem đến kết quả công việc tốt hơn

3.2. Đưa ra feedback

Một cách để cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên chính là đưa ra feedback. Khi có feedback từ lãnh đạo, nhân viên sẽ hiểu rõ hơn về việc họ cần làm gì, cần thay đổi gì để công việc hiệu quả hơn. Người lãnh đạo cũng cần nói chuyện trực tiếp với nhân viên khi đưa ra feedback về mong muốn nhân viên sẽ cần phải thay đổi như thế nào và thẳng thắn khen ngợi nhân viên khi họ làm tốt.

3.3. Kiểm tra thường xuyên

Ngoài việc đưa ra các feedback thường xuyên thì lãnh đạo cũng cần thảo luận với nhân viên để giao việc phù hợp, đặc biệt là với các nhân viên mới vào, chưa hiểu hết về công việc cũng như văn hóa công ty. Vì vậy, lãnh đạo sẽ cần hướng dẫn và thường xuyên nhắc nhở họ về các nhiệm vụ ưu tiên trong ngày và các nhiệm vụ định kỳ. Tuy nhiên, bạn cũng cần để ý đến những nhân viên khác của công ty giàu kinh nghiệm hơn. Ngoài ra, lãnh đạo cũng cần trao đổi thẳng thắn với nhân viên khi họ gặp vấn đề với các việc như bắt đầu một dự án mới, làm thêm việc nào hoặc làm việc với vai trò mới. Về cơ bản thì nếu có bất kỳ thay đổi xảy ra trong bộ phận, hãy nói với nhân viên để họ có thể nắm được.

Người quản lý giỏi, có trình độ cao cũng sẽ có kỹ năng quản lý doanh nghiệp tốt. Vì vậy, nếu bạn đang dự định theo đuổi trau dồi kỹ năng cần thiết để ứng tuyển vào các vị trí trưởng phòng, quản lý, giám đốc thì hãy tìm tòi, nghiên cứu và không ngừng học hỏi kiến thức mới bên cạnh việc nâng cao kỹ năng mềm còn thiếu của bản thân.

Hiện nay, kỹ năng giao tiếp là một trong những yếu tố quan trọng hàng đầu để đánh giá một ứng viên dù bạn lựa chọn bất cứ công việc gì. Khi bạn có khả năng giao tiếp tốt, mối quan hệ công việc với đồng nghiệp và mọi người xung quanh đều trở nên thuận lợi. Trong bài viết được Goodcv.vn chia sẻ, bạn sẽ hiểu rõ được kỹ năng giao tiếp là gì? Làm thế nào để có hiệu quả cao trong giao tiếp?



 

Bình luận

  • Hỗ trợ nhà tuyển dụng:
  • 0962.107.888