Mô tả công việc của Trưởng phòng Tổ chức Hành chính

20/05/2020 13:30
Trưởng phòng tổ chức hành chính là người quản lý và giám sát các công việc hành chính thường ngày trong công ty, doanh nghiệp. Họ là những người có kỹ năng giao tiếp và tổ chức tốt. Để có thể thu hút những ứng viên tiềm năng cho vị trí này, cách tốt nhất là chuẩn bị một bản mô tả công việc của trưởng phòng tổ chức hành chính thật ngắn gọn và chính xác.


Là một trưởng phòng tổ chức hành chính, bạn sẽ phải giám sát các công việc thường ngày của toàn bộ nhân viên trong công ty và xây dựng, phát triển một quy trình thủ tục hành chính đơn giản và hiệu quả nhất. Bạn cũng sẽ phải phân công công việc và chỉ đạo việc thực hiện công việc của các nhân viên khác trong phòng tổ chức hành chính.

mo ta cong viec cua truong phong to chuc hanh chinh

Trưởng phòng tổ chức hành chính là làm gì?

I. Mô tả công việc trưởng phòng tổ chức hành chính

Chức năng và nhiệm vụ của trưởng phòng tổ chức hành chính là phần quan trọng nhất trong mỗi bản mô tả công việc. Dưới đây, GoodCV.vn sẽ nêu một vài công việc chính mà một trưởng phòng tổ chức hành chính cần phải thực hiện:

  • Lập kế hoạch, điều phối và quản lý tất cả các thủ tục liên quan đến hệ thống thống hành chính.
  • Phân công công việc và không gian làm việc cho nhân viên phòng tổ chức hành chính.
  • Đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.
  • Tuyển dụng, đào tạo và hướng dẫn nhân viên phòng tổ chức hành chính để đảm bảo hiệu quả cao trong công việc.
  • Đảm bảo luồng thông tin thông suốt và đầy đủ trong công ty.
  • Quản lý lịch trình và thời gian làm việc của nhân viên.
  • Mua thiết bị, công cụ làm việc mới khi cần thiết.
  • Xác định các điểm còn thiếu sót trong quy trình làm việc và đưa ra giải pháp khắc phục.
  • Giám sát việc chi tiêu của phòng tổ chức hành chính và các phòng ban khác; dự tính và chuẩn bị nguồn ngân sách cho các sự kiện.
  • Giám sát việc sử dụng cơ sở vật chất và có kế hoạch bảo trì khi cần thiết.
  • Tổ chức và giám sát các hoạt động của công ty.
  • Đảm bảo mọi nhân viên trong công ty tuân thủ quy tắc tại nơi làm việc.
  • Theo sát những thay đổi trong tổ chức doanh nghiệp và hoạt động kinh doanh.
  • Đóng vai trò là người trung gian giữa nhân viên phòng tổ chức hành chính và lãnh đạo cấp cao, truyền đạt yêu cầu của cấp trên để nhân viên thực hiện.
  • Lựa chọn, phân công nhân lực cho các công việc khác nhau.
 

mo ta cong viec cua truong phong to chuc hanh chinh 2

Trưởng phòng tổ chức hành chính là việc làm nhiều bạn trẻ theo đuổi

II. Yêu cầu đối với trưởng phòng tổ chức hành chính

Để trở thành trưởng phòng tổ chức hành chính, bạn sẽ cần phải đáp ứng rất nhiều yêu cầu khác nhau về mặt chuyên môn, kinh nghiệm làm việc và thậm chí là cả bằng cấp chứng chỉ. Bạn cũng sẽ cần phải rèn luyện kỹ năng mềm và phẩm chất cá nhân sao cho phù hợp với tính chất công việc này. Những yêu cầu đối với trưởng phòng tổ chức hành chính bao gồm:

  • Bằng Cử nhân về quản trị nhân lực, hành chính nhân sự, kế toán, kinh doanh hoặc một ngành nghề khác có liên quan.
  • Có kinh nghiệm làm công việc tổ chức hành chính.
  • Có kinh nghiệm về tuyển dụng, đào tạo và quản lý nhân viên hành chính.
  • Kỹ năng giao tiếp và quản lý thời gian tốt.
  • Kỹ năng lãnh đạo và tạo ảnh hưởng tích cực cho những người xung quanh.
  • Thành thạo tin học văn phòng.
  • Am hiểu các quy trình, thủ tục hành chính trong quản lý doanh nghiệp.
  • Tư duy logic và quyết đoán, có khả năng giải quyết vấn đề nhanh gọn.


Nói tóm lại, công việc của một trưởng phòng tổ chức hành chính sẽ bao gồm quản lý nhân viên, thiết lập và không ngừng cải tiến quy trình thủ tục hành chính, quản lý nguồn ngân sách, nâng cấp hệ thống thông tin,... Ứng viên trúng tuyển vị trí này thường là những người có kỹ năng lãnh đạo và quản lý tài chính tốt, tư duy logic và khả năng đa nhiệm.

Trưởng phòng tổ chức hành chính là công việc không đòi hỏi kỹ năng chuyên môn sâu như những công việc khác nhưng người này lại thường xuyên phải xử lý các tình huống phát sinh trong công việc. Vì thế mà trong quá trình phỏng vấn, nhà tuyển dụng sẽ đưa ra không ít những câu hỏi tình huống để thử tài ứng viên. 
 

Những việc làm ngành hành chính nhân sự phổ biến

Vị trí trưởng phòng tổ chức hành chính có yêu cầu tương đối cao nên không phải ai cũng dễ dàng trúng tuyển. Tuy nhiên, nếu bạn chưa đủ khả năng đáp ứng công việc này thì vẫn còn nhiều cơ hội việc làm khác. Bạn hãy tham khảo những vị trí việc làm phổ biến ngành hành chính nhân sự để lựa chọn cho mình công việc ưng ý nhé.

 


Bình luận

  • Hỗ trợ nhà tuyển dụng:
  • 0962.107.888